Example Grant Agreement

FORMATO DEL ACUERDO

1. DEFINICIONES

2. GESTIÓN DE SUBVENCIONES

3. AUTORIDAD Y PROPÓSITO

4. PROYECTO

5. FONDOS

6. LICENCIAS, PERMISOS O INSPECCIÓN APLICABLES

7. LEY DE SALARIOS VULNERABLES

8. PERÍODO DE EJECUCIÓN

9. COSTOS ADMISIBLES Y NO ADMISIBLES
   1. Los gastos relacionados con las Categorías presupuestarias aprobadas que cumplen con los criterios de elegibilidad detallados en el Anexo A: DECLARACIÓN DE TRABAJO.
   2. Los costos admisibles son elegibles para el reembolso, sujetos a la revisión y a la aprobación del WSDA de la documentación que se describe en el Apartado 9. Procedimientos de pago.
   3. Los costos no admisibles son Gastos inelegibles que incluyen, entre otros, lo siguiente:
      1. Todo gasto que supere el Monto del Acuerdo que figura en el Formato del Acuerdo.
      2. Todo gasto para las Categorías presupuestarias aprobadas que supere el Detalle de presupuesto y de Gastos del Anexo B en más del 20 % por cada partida, a menos que el administrador del Acuerdo del WSDA lo apruebe por escrito con anticipación.
      3. Todo gasto incurrido o pagado por el Beneficiario antes o después del período de ejecución del Apartado 6. Período de ejecución.
      4. Todo gasto cubierto por otros fondos gubernamentales federales, estatales o locales.
      5. Todo gasto incurrido en violación de cualquier ley, ordenanza o regulación aplicable.
   4. Los costos no admisibles no son elegibles para el reembolso.
   5. El Beneficiario no deberá usar los fondos del Acuerdo para cubrir costos indirectos o cualquier otro costo que no sean los admisibles.
   6. El Beneficiario es responsable de cualquier gasto pagado por él mismo y que la auditoría determine que es un costo no admisible.

10. MODIFICACIÓN
    1. Las Partes podrán modificar o cambiar el Acuerdo mediante consentimiento mutuo previo. Ninguna modificación o cambio es vinculante, a menos que esté por escrito y tenga la aprobación del WSDA.
    2. El WSDA puede extender unilateralmente la fecha en que se gastarán los fondos.
    3. El WSDA, a su discreción, puede aprobar los ajustes solicitados por el Beneficiario a las Categorías presupuestarias aprobadas sin modificar ni cambiar el presente Acuerdo, siempre que los ajustes mantengan o mejoren la viabilidad del proyecto y su impacto en la adquisición de alimentos locales para escuelas, guarderías o comidas de verano, y no afecten el monto total de la subvención (consulte la Sección 9.C. Modificaciones del Presupuesto).  Los ajustes no surtirán efecto, a menos que el Beneficiario solicite y reciba la aprobación previa por escrito del administrador del Acuerdo del WSDA.

11. PROCEDIMIENTOS DE PAGO

1. El beneficiario debe registrarse en el Sistema Estatal de Proveedores/Beneficiarios de Washington. Si no tiene un Número de Proveedor Estatal (SVN), puede registrarse en línea en https://ofm.wa.gov/it-systems/accounting-systems/statewide-vendorpayee-services.
2. Las solicitudes de reembolso de los costos permitidos deben presentarse mediante los formularios disponibles en el portal de solicitud de subvenciones. Las solicitudes deben estar respaldadas por los recibos correspondientes, facturas pagadas u otros registros financieros, como facturas de contratistas o copias de cheques cobrados. Los detalles y la documentación deben ser suficientes, a discreción exclusiva del WSDA, para que el WSDA confirme que el gasto es permitido, está presupuestado y se ha calculado con precisión.
   1. Solicitud de Reembolso para Viajes: Los gastos de viaje deben cumplir con las políticas estatales publicadas en el Capítulo 10 del Manual Administrativo y Contable del Estado (SAAM) en https://www.ofm.wa.gov/sites/default/files/public/legacy/policy/10.htm. Las tarifas de kilometraje y viáticos no deben exceder las tarifas publicadas en SAAM Cap. 10, Sec. 90, las cuales pueden actualizarse periódicamente.
   2. Solicitud de Reembolso por Tiempo del Personal/Horas de Trabajo: Los registros del libro mayor ampliado y/o las planillas de horas deben conservarse durante seis (6) años a partir de la fecha del pago final.
3. CEl WSDA revisará los Formularios de Factura de Solicitud de Reembolso antes de aprobar el pago. El WSDA podrá rechazar y devolver las solicitudes de reembolso deficientes, total o parcialmente, y retener el pago hasta que el Beneficiario las corrija. El WSDA también podrá rechazar la totalidad o parte del costo de una actividad o acción que no cumpla con este Acuerdo, y podrá suspender parcialmente o rescindir el Acuerdo.
4. El WSDA pagará las Facturas de Solicitud de Reembolso dentro de los 30 días posteriores a la recepción de un Formulario de Factura de Solicitud de Reembolso que no presente deficiencias.
5. El Beneficiario podrá presentar solicitudes de reembolso como máximo dos veces por mes calendario, en cualquier momento del mes. F. El beneficiario deberá presentar una solicitud final de reembolso a más tardar 10 días después de la fecha de finalización de la subvención.

12. RETENCIÓN DE EQUIPOS

1. El título de propiedad del equipo adquirido con fondos de la subvención le corresponde al Beneficiario.
2. Los equipos adquiridos con fondos de la subvención deben permanecer en uso para el propósito previsto durante al menos 3 años a partir de la finalización del período del acuerdo.
3. El Beneficiario es responsable del reembolso de los fondos gastados en equipos que no haya retenido de conformidad con la presente disposición. El WSDA puede, a su discreción, prorratear el monto del reembolso.
4. El WSDA se reserva el derecho de renunciar a esta cláusula, a su entera discreción, en casos de circunstancias imprevistas en las que su aplicación daría lugar a dificultades excesivas.

13. ADQUISICIÓN
    1. El Beneficiario debe cumplir con todas las normas y los reglamentos de adquisiciones federales, estatales y locales aplicables al realizar compras.
    2. Todas las transacciones de adquisición se realizarán de manera que, en la medida de lo posible, se garantice una competencia abierta y libre. El Beneficiario debe realizar esfuerzos positivos para garantizar que se usen empresas pequeñas, de propiedad de minorías y de propiedad de mujeres cuando sea posible.
    3. El Beneficiario tiene prohibido adjudicar cualquier contrato a una parte que esté inhabilitada o suspendida para recibir fondos federales. El Beneficiario debe confirmar el estado de inhabilitación o suspensión del contratista mediante la búsqueda de registros en el Sistema de Gestión de Adjudicaciones (SAM) en https://sam.gov/SAM/ o la exigencia a los contratistas de que proporcionen un certificado escrito de que no están inhabilitados o suspendidos para recibir fondos federales.
    4. Si el Beneficiario o cualquiera de sus contratistas, en cualquier momento después de la adjudicación, son inhabilitados o suspendidos, deben informar esto inmediatamente al WSDA.

14. INFORMES DEL PROYECTO

1. El beneficiario deberá completar los informes trimestrales y un informe final utilizando los formularios proporcionados. El informe final deberá presentarse a más tardar 10 días después de la fecha de finalización de la subvención.
2. El informe final deberá estar firmado por un funcionario del beneficiario con autoridad para obligarlo.
3. El beneficiario deberá completar un informe de resultados del proyecto a más tardar 13 meses después de la fecha de finalización de la subvención.

15. PUBLICIDAD Y RECONOCIMIENTO

1. El Beneficiario deberá reconocer el apoyo del WSDA a través del Programa de Subvenciones para Compras De la Granja a la Escuela siempre que un proyecto financiado por este Acuerdo, en su totalidad o en parte, se publique en cualquier informativo o red social. Los folletos y otros tipos de materiales promocionales deberán incluir una declaración que reconozca la fuente del financiamiento. (Ejemplo de declaración de fuente de financiamiento: “Este proyecto fue financiado en su totalidad o en parte por el Programa de Subvenciones para Compras De la Granja a la Escuela del WSDA”).
2. Si lo desea, el Beneficiario también puede incluir el logotipo del programa Regional Markets del WSDA con su declaración de la fuente de financiamiento. Para obtener el logotipo del programa, envíe un correo electrónico a farmtoschool@agr.wa.gov

16. CERTIFICADO SOBRE INHABILITACIÓN, SUSPENSIÓN, INELEGIBILIDAD Y EXCLUSIÓN VOLUNTARIA.
    1. Al firmar el presente Acuerdo, el Beneficiario certifica que ni él ni sus representados están actualmente inhabilitados, suspendidos, propuestos para inhabilitación, declarados inelegibles o excluidos voluntariamente de participar en esta transacción por cualquier departamento o agencia federal o estatal.

17. EVALUACIONES DE VISITA AL LUGAR

1. El WSDA podrá realizar una visita al sitio en cualquier momento durante el plazo establecido en el Párrafo 7 y hasta tres años después de la Fecha de Finalización de la Subvención, y notificará con tres días de antelación. En la medida de lo posible, todas las visitas al sitio se programarán en fechas mutuamente aceptables.
2. El beneficiario deberá otorgar al WSDA el derecho de acceso a sus instalaciones y a cualquier libro, documento, papel u otro registro relacionado con el proyecto para evaluar el desempeño y el cumplimiento financiero.

18. MEDIDAS DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA

1. El WSDA podrá tomar medidas por el incumplimiento del Beneficiario de los términos y condiciones del Acuerdo, incluyendo los requisitos de facturación e informes, de conformidad con todas las leyes, estatutos, reglamentos y políticas aplicables. La solución dependerá de la gravedad y duración del incumplimiento.
2. El WSDA notificará al Beneficiario y le dará 20 días para subsanar el incumplimiento antes de tomar medidas coercitivas; el incumplimiento reiterado, continuo o sustancial es motivo de rescisión con causa.
3. Las medidas coercitivas del WSDA incluyen, entre otras:
   1. Denegación de la totalidad o parte del coste de la actividad o acción que incumpla con el cumplimiento, o por facturación o informes que incumplan con el cumplimiento.
   2. Retención de pagos.
   3. Suspensión o rescisión del Acuerdo.
   4. Recuperación de fondos.

19. RECUPERACIÓN DE FONDOS

1. Si el Beneficiario incumple este Acuerdo de conformidad con las leyes estatales, federales o las disposiciones de este Acuerdo, el WSDA se reserva el derecho a recuperar la totalidad o parte de los fondos desembolsados en virtud del Acuerdo.
2. Cuando se descubra que el Beneficiario ha recibido un reembolso por un gasto no autorizado, o si el WSDA determina que sus registros son insuficientes para justificar la conclusión de que el gasto es admisible, el WSDA podrá permitirle reembolsar el importe en un plazo de 30 días a partir de la notificación o deducirlo de una Solicitud de Reembolso posterior.

20. SEGURO

1. El Beneficiario deberá mantener una cobertura de Seguro de Responsabilidad Civil Comercial General, incluyendo la responsabilidad contractual, en la cantidad adecuada para protegerse contra cualquier responsabilidad legal derivada de la actividad del Acuerdo.
2. En caso de que los servicios prestados en virtud de este Acuerdo impliquen el uso de vehículos, ya sean propios o ajenos al Beneficiario, este deberá proporcionar un seguro de responsabilidad civil automotriz.
3. El objetivo del seguro requerido es proteger al Estado de cualquier reclamación, demanda, acción, costo, daño o gasto derivado de cualquier acto u omisión negligente o intencional del Beneficiario, sus contratistas o sus agentes, en el desempeño de los términos de este Acuerdo.

21. CUMPLIMIENTO DE REGISTROS PÚBLICOS

22. MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS
    1. El Beneficiario deberá mantener libros, registros, documentos y otras pruebas relacionadas con el presente Acuerdo y la prestación de los servicios aquí descritos, incluidos, entre otros, los procedimientos y las prácticas contables que reflejen de manera suficiente y adecuada todos los costos directos de cualquier naturaleza gastados en la ejecución del presente Acuerdo. Los registros deben ser suficientes para demostrar que los fondos se han usado de conformidad con los Fondos Generales del Estado y con el presente Acuerdo. Estos registros, incluidos los materiales generados en virtud del acuerdo, estarán sujetos, sin costo adicional, en todos los plazos razonables a inspección, revisión o auditoría por parte de personal debidamente autorizado por la Agencia, la Office of the State Auditor y los funcionarios federales autorizados por ley, normativa, reglamento o contrato.
    2. El Beneficiario conservará todos los libros, registros, documentos y otros materiales pertinentes al presente Acuerdo durante seis (6) años a partir de la fecha del pago final.  Si se inicia un litigio, reclamación o auditoría adicional antes del vencimiento del período de seis (6) años, los registros se conservarán hasta que se hayan resuelto todos los litigios, las reclamaciones o los hallazgos de auditoría que involucren a los registros. 

23. ACCESO

24. CAPACIDAD INDEPENDIENTE DEL BENEFICIARIO

25. ASIGNACIÓN

26. REGISTRO ANTE EL DEPARTAMENT OF REVENUE

27. IMPUESTOS

28. RESCISIÓN O SUSPENSIÓN ANTES DE LA FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA SUBVENCIÓN

1. Por conveniencia: Salvo que se disponga lo contrario en este Acuerdo de Subvención, el WSDA podrá rescindir este Acuerdo de Subvención, total o parcialmente, mediante notificación por escrito con 10 días hábiles de antelación, a partir del segundo día posterior a su envío. En caso de rescisión, el WSDA solo será responsable del pago requerido en virtud de los términos del presente Acuerdo por los servicios prestados o los bienes entregados antes de la fecha efectiva de rescisión.
2. Por causa justificada: Si el WSDA determina que el Beneficiario ha incumplido las condiciones de este Acuerdo y no logra subsanar dicho incumplimiento, tendrá derecho a suspenderlo o rescindirlo. Antes de suspenderlo o rescindirlo, el WSDA notificará por escrito al Beneficiario la necesidad de tomar medidas correctivas. Si el incumplimiento no se subsana en un plazo de 20 días naturales, el WSDA podrá rescindirlo o suspenderlo y solicitar la recuperación de los fondos.
3. Por pérdida de financiación o cierre del gobierno: Si la financiación de cualquier fuente se retira, reduce o limita de cualquier manera después de la fecha de entrada en vigor de este Acuerdo y antes de su finalización normal, el WSDA podrá rescindir o suspender el Acuerdo inmediatamente sin previo aviso. En lugar de rescindir o suspender, las partes podrán modificar el Acuerdo para reflejar las nuevas limitaciones y condiciones de financiación. Si se producen cierres temporales del gobierno federal o estatal por cualquier motivo, el WSDA podrá suspender este Acuerdo o retrasar los pagos adeudados en virtud del mismo sin previo aviso.

29. CONFLICTO DE INTERESES

30. DESCARGO DE RESPONSABILIDAD

31. COMPENSACIÓN

32. HONORARIOS DE ABOGADOS

33. RENUNCIA

34. DIVISIBILIDAD

35. VIGENCIA

36. GOBERNANZA

37. NO DISCRIMINACIÓN

1. Capítulo 49.60 del RCW, la ley de Washington contra la discriminación, y 42 del Código de Estados Unidos (United States Code, USC) 12101 y siguientes, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA).
2. Requisito de no discriminación. Durante el término del presente Acuerdo, el BENEFICIARIO, incluido cualquier subcontratista, no deberá discriminar en función de las bases enumeradas en el RCW 49.60.530(3). Además, el BENEFICIARIO, incluido cualquier subcontratista, deberá dar aviso por escrito de este requisito de no discriminación a cualquier organización laboral con la que el BENEFICIARIO o el subcontratista tengan un acuerdo de negociación colectiva u otro acuerdo.

3. Obligación de cooperar. El BENEFICIARIO, incluido cualquier subcontratista, deberá cooperar y cumplir con cualquier investigación de la agencia del estado de Washington con respecto a cualquier acusación de que el BENEFICIARIO, incluido cualquier subcontratista, haya participado en una discriminación prohibida por el presente Acuerdo de conformidad con la sección 49.60.530(3) del RCW.
4. Contumacia. Sin perjuicio de cualquier disposición contradictoria, el WSDA podrá suspender al BENEFICIARIO, incluido cualquier subcontratista, previa notificación de falta de participación y cooperación con cualquier investigación de una agencia estatal sobre una presunta discriminación prohibida por el presente Acuerdo, de conformidad con la sección 49.60.530(3) del RCW. Cualquier suspensión de este tipo permanecerá vigente hasta que el WSDA reciba una notificación de que el BENEFICIARIO, incluido cualquier subcontratista, está cooperando con la agencia estatal investigadora. En el caso de que se determine que el BENEFICIARIO o el subcontratista participaron en la discriminación identificada en la sección 49.60.530(3) del RCW, el WSDA puede rescindir el presente Acuerdo en su totalidad o en parte, y el BENEFICIARIO, el subcontratista o ambos pueden ser remitidos para su inhabilitación según lo dispuesto en la sección 39.26.200 del RCW. Se le puede dar al BENEFICIARIO o al subcontratista un tiempo razonable para remediar este incumplimiento, incluida la implementación de condiciones compatibles con cualquier desagravio o acuerdo de conciliación ordenado por el tribunal.
5. Sanciones por incumplimiento. No obstante, cualquier disposición en contrario, en caso de rescisión o suspensión del Acuerdo por participar en actos de discriminación, el BENEFICIARIO, el subcontratista o ambos serán responsables de los daños contractuales según lo autorizado por la ley, incluidos, entre otros, cualquier diferencia de costo entre la Subvención original y la Subvención de reemplazo o cobertura y todos los costos administrativos directamente relacionados con la Subvención de reemplazo, por ejemplo, el costo de la licitación competitiva, el correo, la publicidad y el tiempo del personal, daños que son distintos de cualquier penalidad impuesta en virtud del Capítulo 49.60 del RCW. El BENEFICIARIO también puede tener la obligación de reembolsar los fondos de la subvención de conformidad con la Sección 17 (Recuperación) de los Términos y Condiciones si el Acuerdo se rescinde debido a una violación del requisito de no discriminación. El WSDA tendrá derecho a deducir de cualquier dinero adeudado al BENEFICIARIO o al subcontratista, o que venza posteriormente, un monto por daños que el BENEFICIARIO o el subcontratista deberán al WSDA por incumplimiento de esta disposición.

38. RECURSOS LEGALES NO EXCLUSIVOS

39. ORDEN DE PRECEDENCIA

1. Leyes y reglamentos federales y del estado de Washington aplicables.
2. Hoja frontal del Acuerdo.
3. Términos y Condiciones.
4. Anexo A.
5. Anexo B.
6. Anexo C.

40. ACUERDO TOTAL

ANEXO A

DECLARACIÓN DE TRABAJO

ANEXO B
CERTIFICACIÓN DEL PAGO Y REPORTE DE SALARIOS VALIENTES

ANEXO C
DIRECCIONES DE LA SUBVENCIÓN